Après la mise en production, le processus ne s’arrête pas à l’émission de la facture dans votre logiciel. Il se termine lorsque le document apparaît sur le portail MRA avec le statut attendu. Ce guide aide votre équipe à intégrer ce dernier contrôle aux opérations quotidiennes pour repérer et corriger rapidement les transmissions manquantes, rejetées ou retardées.
Ce que nous mettons en place pour votre équipe
Nous créons un profil d’audit client pour donner aux bonnes personnes l’accès adapté aux données du portail MRA. Nous définissons ensuite qui contrôle, qui corrige, qui confirme la retransmission et qui valide la clôture. Cela évite que des anomalies visibles restent sans responsable et passent d’une période à l’autre sans résolution.
Contrôles quotidiens, hebdomadaires et mensuels
Pour les volumes élevés, contrôlez chaque jour les opérations de la veille afin de repérer les écarts rapidement. Pour les faibles volumes, un contrôle hebdomadaire convient généralement pendant les deux premiers mois. Après deux mois stables, avec peu de rejets et aucun retard non résolu, vous pouvez passer au suivi mensuel, tout en ajoutant des contrôles lors des pics d’activité, des ouvertures de sites ou des changements importants.
Que vérifier pendant l’audit ?
Rapprochez d’abord les documents émis dans votre logiciel avec ceux du portail MRA. Examinez ensuite les documents rejetés ou en attente, attribuez un responsable et une échéance à chaque cas. Corrigez les données et retransmettez si nécessaire, puis vérifiez la résolution. Contrôlez aussi par échantillonnage les informations des documents remis aux clients ainsi que la bonne prise en compte des avoirs et annulations.
Contrôles hebdomadaires et mensuels
Le suivi hebdomadaire porte sur les tendances : motifs de rejet récurrents, anomalies par site et ancienneté des dossiers ouverts. Le suivi mensuel porte sur les accès, l’exhaustivité des archives, la rigueur des corrections et la validation formelle de l’absence d’écarts non résolus avec le portail. En cas de dégradation, revenez immédiatement à des contrôles hebdomadaires jusqu’à stabilisation.
Principe de vérification des données de référence
Sur le plan opérationnel, ne clôturez un document qu’après rapprochement de son statut sur le portail. Utilisez votre logiciel pour l’émission et les corrections, et les rapports MRA comme contrôles techniques pour repérer les transmissions manquantes, rejetées ou en attente et déclencher les actions correctives. Ces rapports servent de preuves de contrôle et de recoupement ; ils ne doivent jamais remplacer les données de référence servant à la déclaration TVA ou au chiffre d’affaires.
Règle de remontée des problèmes
Signalez immédiatement toute hausse soudaine des rejets, toute erreur répétée sur de nombreux documents ou tout site présentant des écarts récurrents. Indiquez les références, dates, sites, détails d’erreur, actions déjà entreprises et conséquences sur l’activité. Des informations précises accélèrent la résolution et aident à éviter les récidives.